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Enlazar Microsoft Excel con Google Spreadsheets

Google Sheets y Microsoft Excel.
Escrito por Dani

Utilizar Google Spreadsheet puede resultar frustrante a menudo por los problemas que conlleva al trabajar con un gran volumen de datos (tiempos de carga tediosos, formatos que no cambian, tablas dinámicas limitadas, límite de celdas…) y nos acordamos de Excel y lo sencillo que sería realizar esa tarea.

¿Y por qué no hacerlo directamente en Excel?

Podemos encontrarnos con el caso de tener un Script para Adwords que nos automatice un reporte de nuestras cuentas y se exporte a un Spreadsheet de Google Drive. Por lo que si queremos automatizarlo en Excel no podríamos, a menos que lo enlacemos con el Spreadsheet.

Pasos a realizar

1. Publicar nuestro Google Spreadsheet

Lo primero que debemos hacer es publicar en la web nuestro Spreadsheet. Esto genera una URL que permite acceder a los datos en distintos formatos. Hay diferentes formatos de datos  a los que podemos acceder (csv, tsv, xlsx…).

Para comenzar vamos a ir a nuestro Spreadsheet en Google Drive, en el menú superior accedemos a Archivo – Publicar en la web.

En el menú que nos aparecerá debemos elegir qué pestañas queremos publicar y en qué formato.

Antes de publicar debemos acceder a la configuración de la publicación y marcar la casilla que actualiza automáticamente cualquier cambio realizado en nuestro fichero.

Una vez lo tenemos todo seleccionado es hora de publicar.

Publicar Spreadsheet

Publicar Spreadsheet

Una vez publiquemos nos aparecerá una URL que es la que nos va a hacer falta.

Cuando publicamos, estamos publicando en todos los formatos aunque hayamos seleccionado uno, lo único que diferencia a cada formato en la URL es el parámetro output. Para ver otros formatos simplemente seleccionamos el formato que queramos y la URL se actualizará.

  • Formato web: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pubhtml
  • Csv: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pub?output=csv
  • Tsv: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pub?output=tsv
  • Pdf: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pub?output=pdf
  • Xlsx: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pub?output=xlsx
  • Ods: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/xxxxxxx/pub?output=ods

Si queremos detener la publicación deberemos acceder a la configuración y hacer clic en Detener Publicación.

Detener Publicación

Detener Publicación

 

2. Enlazar Excel

La manera para enlazar Excel depende del sistema operativo que se utilice ya que la versión de Excel para Mac no tiene las mismas funciones.

2.1 Enlazar para Windows

Vamos a ver el método utilizado para enlazar nuestro Spreadsheet con Microsoft Excel, en este caso la versión utilizada es Excel 2010 pero no hay problemas con las demás versiones.

Lo primero que debemos hacer es copiar la URL de publicación de nuestro Spreadsheet. La URL pública debe ser con el formato .tsv

Ya con la URL, lo que debemos hacer es crear un nuevo documento de Excel y una vez creado nos dirigimos a la pestaña Datos. En esa pestaña nos fijamos en que las primeras opciones que nos ofrece son conexiones a diferentes fuentes de datos. Debemos pulsar sobre la opción “Desde texto”.

Se nos abrirá un explorador de ficheros, pero lo que debemos hacer es pegar la URL en la barra del archivo y pulsar en abrir.

Tras esperar unos segundos se nos abrirá un asistente de configuración de los datos que vamos a importar. En el primer paso debemos indicar en el origen del archivo que es el formato UTF-8.

En los siguientes pasos no hace falta cambiar nada, llegamos a finalizar y nos pide que le digamos en qué celda queremos importar los datos. Seleccionamos la celda que queremos y voila! Ya tenemos nuestros datos importados y vinculados.

Vincular Excel Windows

Vincular Windows

2.2 Enlazar con Mac OS

Para la versión de Excel para Mac, el método es algo diferente, pero igual de efectivo.

El formato de la URL de Google Spreadsheet debe ser .tsv. A diferencia de Windows, aquí debemos crear previamente un fichero .txt.

Para crear el fichero .txt recomiendo el programa Sublime Text que es un editor de texto donde podemos ver las líneas que contiene.

En ese fichero deberemos copiar la URL seguido de dos líneas en blanco, es decir, pegar la URL y pulsar Enter dos veces. El porqué de las líneas en blanco es desconocido, pero de otra manera no funciona el proceso.

Generar Fichero TXT

Generar Fichero TXT

Ya con nuestro fichero llamado conexión.txt (mientras la extensión sea .txt da igual como se llame) nos vamos al fichero Excel donde queramos realizar el enlazamiento.

Dentro de Excel, vamos al menú Datos – Importar datos externos – Ejecutar consulta guardada… (se encuentra en la parte superior de la pantalla).

Vincular Mac - Importar

Vincular Mac – Importar

Ahora nos pide seleccionar un fichero, seleccionamos nuestro conexion.txt y hacemos clic sobre Obtener Datos. Una vez hayamos seleccionado nuestro fichero nos pedirá indicarle en que celdas importarlos.

Vincular Mac - Rango

Vincular Mac – Rango

Una vez seleccionado el rango donde queremos importar nuestros datos deberemos esperar unos segundos a que cargue los datos y… ¡listo! Ya tenemos nuestros datos importados.

Vincular Mac - Resultado

Vincular Mac – Resultado

3. Actualizar datos

La idea de este proceso es que los datos estén siempre actualizados sin tener que repetirlo cada vez que la fuente de datos se modifique, para actualizar los datos simplemente hay que decirle a Excel que refresque la fuente de datos.

En Windows para actualizar sin que nos de problemas deberemos ir a propiedades de la conexión y deshabilitar la casilla que pide el fichero al actualizar.

Desactivar selección de fichero

Desactivar selección de fichero

Para ello vamos a la pestaña datos de Excel, y seleccionamos la opción Actualizar Todo. Al cabo de unos segundos los datos estarán actualizados.

Actualizar Datos

Actualizar Datos

Si se realiza un cambio en el Spreadsheet de Google y vais directamente a Excel y al actualizar no hay ningún cambio, se debe a que el Spreadsheet tarda aproximadamente 5 minutos en actualizar la publicación. Pero existe un truco y es cerrar y volver a abrir el Spreadsheet (o refrescar la página) y ya se habrán guardado los cambios en la publicación.

También podéis activar la opción de que los datos se actualicen automáticamente cada X tiempo o al abrir el fichero desde las propiedades de la conexión.

Propiedades Conexión

Propiedades Conexión

 

De esta forma ya podemos vincular nuestros Spreadsheets de Google y trabajar con esos datos directamente en Excel, lo que nos ahorra tiempo a la hora de trabajar con los datos.

2 Comentarios

    • Hola Ricardo, Gracias por comentar.

      Lo que puedes hacer es descargar Google Drive en tu ordenador y de esa forma tener vinculado tus ficheros de Excel con Google Drive. Cada vez que realices un cambio en un Excel automaticamente se actualizará en Google Drive, el inconveniente es que al abrirlo en Drive se generara una nueva URL por cada cambio realizado en el Excel. También puedes utilizar SheetGo que vincula Excel con Google Sheets. https://app.sheetgo.com/

      Espero que te sirva de ayuda, un saludo 🙂

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Enlazar Microsoft Excel con Google Spreadsheets

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